בתקנות החדשות של רשות שוק ההון - משרד האוצר נקבע כי הדיווח על ההפקדות הפנסיוניות לקופות הגמל לעובדים יבוצע באופן מקוון ובפורמט דיגיטלי חדש בממשק מעסיקים פנסיוני. הדיווח אמור היה להיכנס לתוקף עבור כלל המעסיקים במשק מתחילת ינואר 2020.
בתיקון לחוזר שפרסם הממונה על שוק ההון, בחודש דצמבר, העוסק בנושא ולפיו הכניסה לתוקף של ההוראות הדיווח עבור מעסיקים שיש להם לפחות 4 עובדים אך לא יותר מ-9 עובדים נדחתה ליום 25 ביוני 2020. עבור מעסיקים שיש להם פחות מ-4 עובדים יכנסו התקנות לתוקף ב-24 ביוני 2021.
מעסיקים שלהם 10 עובדים ומעלה חייבים לעמוד בתקנות הדיווח המקוון בקובץ אחיד בממשק מעסיקים.
ב-1 בפברואר 2016 נכנסו לתוקף תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל), תשע"ד-2014.
התקנות מחייבות מעסיקים לדווח באופן מקוון בממשק מעסיקים פנסיוני על הפקדת תשלומים לקופות גמל של עובדיהם. נקבע כי על חברה המנהלת את החיסכון הפנסיוני בממשק מעסיקים דיווח אחיד שקבע אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון במשרד האוצר, לדווח באמצעות רשומות דיגיטליות. הדיווח האחיד כולל: מידע מפורט לגבי הפקדות עובדים, פרטי מעסיק ועובד, פרטי הקופה אליה מפקידים, חלוקה לרכיבים, תשלומים פטורים, הפסקות עבודה, דרכי העברת כספים, בקשה להשבת תשלום ביתר וכדומה.
עם זאת חובת יישום התקנות החדשות חלה בתחילת 2017 רק על מעסיקים שלהם למעלה מ-50- עובדים בהנחה שיישום מדורג יקל על מעסיקים קטנים יותר. שלב היישום השני שחל ב-תחילת 2018 חייב גם מעסיקים שלהם בין 10-50 עובדים ליישם את תקנות הדיווח בממשק אחיד.
חשוב להדגיש שתקנות הפיקוח על ההפקדות הפנסיוניות גם מחייבות את הגופים המוסדיים בתהליכים של ממשקים חוזרים למעסיק:
היזון חוזר ראשוני
הממשק מפרט נתונים שהגוף המוסדי נדרש להעביר למעסיק אודות תקינותו הטכנית של דיווח המעסיק. המידע כאמור יועבר באמצעות קובץ במבנה XML.
היזון חוזר מסכם בממשק מעסיקים פנסיוני
הממשק המסכם מפרט נתונים שהגוף המוסדי נדרש להעביר למעסיק בנושאים הבאים:
• על אופן קליטת הדיווח שהועבר על ידי המעסיק, על הפקדת התשלומים בפועל לקופת גמל במערכות מידע של הגוף המוסדי ועל קבלת התשלום בחשבון הגוף המוסדי.
• מתן עדכון חודשי על פרטי מידע ותשלומים לגביהם דווח בעבר כי לא נקלטו במערכות המידע של הגוף המוסדי. נוסף על כך, משמש ממשק מעסיקים פנסיוני זה למתן התראות למעסיק בטרם השבת כספים על ידי הגוף המוסדי. גם מידע כזה יועבר באמצעות קובץ במבנה XML.
היזון חוזר מסכם שנתי
מפרט מהו המידע שגוף מוסדי נדרש להעביר למעסיק בדבר סך ההפקדות שהועברו לאורך שנת המס בעד עובדי המעסיק. המידע יועבר באמצעות קובץ במבנה XML.
הדיווח המקוון בממשק מעסיקים אחיד והטיפול בהיזונים החוזרים דורשים מהמעסיק ידע מקצועי נרחב ומשאבי זמן משמעותיים מאחר ובהתאם לתקנות החדשות האחריות על קליטה תקינה של ההפקדות הפנסיוניות על ידי הגופים הפנסיוניים מוטלת על המעסיק.
ממועד כניסת התקנות החדשות של הדיווח בממשק אחיד לתוקף, בוחרים מעסיקים רבים בגורם מתפעל פנסיוני מקצועי על מנת לטפל בכל שלבי הדיווח והטיפול בהיזונים החוזרים במטרה לוודא שתהליך ההפרשה על כל השלבים שבו מבוצע בצורה התואמת את התקנות באופן שמבטיח למעסיק עמידה בכל מה שהתקנות מחייבות אותו ושהכספים שהופרשו אכן שויכו לחשבונות העובדים.
תפעול גמל מתמחה בתפעול פנסיוני למעסיקים ונותנת פתרון תפעול פנסיוני מלא המבטיח למעסיקים שקט בנושא ההפרשות הפנסיוניות של העובדים ועמידה בהוראות החוק.
שירותי התפעול הפנסיוני שמציעה "תפעול גמל" מותאמים לצרכים של כל מעסיק ביחס למחויבות של המעסיק הנגזרת מתקנות משרד האוצר וביחס למספר העובדים המועסקים על ידיו.
