ממשק מעסיקים - אחריות המעסיק על-פי חוק

תקנות הפיקוח החדשות שפרסם אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון במשרד האוצר מחייב כל בעל עסק  המעסיק מעל 9 עובדים לדווח על ההפרשות הפנסיוניות עבור העובדים באמצעים דיגיטליים בלבד, ובממשק אחיד כלומר במבנה קובץ קבוע שהוגדר על ידי רשות שוק ההון עבור הדיווח להפרשות החודשיות שבוצעו לטובת העובדים. מטרתן של התקנות החדשות היא להסדיר את אופן הדיווח על הפקדות לחיסכון פנסיוני עבור עובדי המעסיק בפורמט דיגיטלי אחיד באמצעות ממשק מעסיקים דיווח אחיד. חובת הדיווח חלה על המעסיק.

תקנות אלו משנות את אופן הדיווח הנוגע להעברת התשלומים בגין התכניות הפנסיות של העובדים וקליטת הכספים בגופים המוסדיים ומעבירות את מלוא האחריות לדיווח על כתפי המעסיקים.

הפרטים הנדרשים להעברה על ידי המעסיק בממשק מעסיקים דיווח אחיד

פירוט הגופים המוסדיים ( מספר הקוד שלהם במשרד האוצר ) עבור כל עובד בהם מנוהלים כספי החיסכון שלו (חברות ביטוח, קרנות פנסיה, קרנות השתלמות וכו').

שיעורי וסכומי ההפקדה לכל קופה, סכום השכר המבוטח

פירוט תגמולים פטורים (תגמולים בגינם קיבל העובד לא קיבל זיכוי מס ו/או נזקפה לו הכנסה בשל תגמולים אלו ואשר יאפשרו לו קצבה פטורה ממס בגיל הפרישה)

דיווח אחיד ומסודר על הפסקה בהעברת כספים, כגון: סיום יחסי עובד-מעסיק, חופשת לידה, חל"ת, שמירת הריון וכד'.

כמו כן יעביר המעסיק את הפרטים הבאים:

1)   פרטים לגבי הפקדה:

      (א) שם המעביד;

      (ב) מספר מזהה של המעביד;

      (ג)  כתובת דואר אלקטרוני ופרטי איש קשר של המעביד;

      (ד) מספר מזהה של החברה המנהלת;

      (ה) לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת הגמל;

      (ו) אופן הפקדת תשלומים ומועד הפקדתם;

      (ז) סכום ההפקדה;

      (ח) לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, פרטי חשבון הבנק
           שבו הופקדו התשלומים מספר אישור על ביצוע העברת התשלום;

      (ט) לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שובר תשלום, פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע
            העברת התשלום;

      (י) לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שיק, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, מספר הבנק, מספר הסניף
           ומספר השיק;

(2)   פרטים בנוגע לכל עובד שבעדו הופקדו תשלומים:

      (א)   שם העובד;

      (ב)   מספר זהות או מספר דרכון של העובד;

      (ג)    חודש העבודה שבעדו הופקדו תשלומים לקופת הגמל;

      (ד)   גובה השכר שלפיו חושבו התשלומים לקופת הגמל;

      (ה)   פירוט שיעור הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל;

      (ו)    פירוט סכום הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל;

      (ז)    פירוט התשלומים הפטורים והתשלומים שאינם פטורים לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.

איך נדרש המעסיק לדווח עפ"י תקנות הפיקוח החדשות ועל פי חוזר ממשק מעסיקים ?

המעסיק נדרש להעביר את הדיווחים באמצעות קובץ דיגיטלי במבנה אחיד ומאובטח. מבנה הקובץ האחיד וההעברה בממשק אחיד מחייבת את המעסיקים עפ"י התקנות החל מ-5.2016

עוד נקבע כי החל ממועד זה הגופים המוסדיים יעבירו היזון חוזר ראשוני למעסיקים תוך 5 שעות מהעברת הכספים, וכן היזונים חוזרים נוספים במתכונת חודשית ושנתית.

להלן פירוט אופן העברת הממשק:

מעסיק יפקיד כספים לקופת הגמל ובאותו מועד גם יעביר את המידע בקובץ האחיד עד לשבעה ימי עסקים מיום תשלום המשכורת או עד 15 לחודש העוקב לחודש המשכורת כמוקדם שבהם.

הגוף המוסדי (קופת הגמל או חברת הביטוח) תעביר למעביר היזון חוזר ראשוני על תקינותו הטכנית של הדיווח שהועבר (מבנה הקובץ), לא יאוחר מתום שלוש שעות מהמועד שבו הועבר הדיווח.

ההיזון החוזר הראשוני הכלול פרטים אלו:

• שם המעסיק ומספר ח.פ.

• מספר אישור של הקופה באוצר

• הודעה על קליטת הפרטים או אי קליטתם.

• הגוף המוסדי יעביר היזון חוזר מסכם (על רישום הזכויות במערכות הגוף המוסדי) בתוך חמישה ימי עסקים ממועד קבלת הקובץ האחיד מהמעסיק.

• לאחר מכן יועבר היזון חוזר שבועי ובו נתונים משלימים להיזון הקודם.

• הגוף המוסדי יעביר היזון חוזר מסכם שנתי לא יאוחר מיום 28 בפברואר לשנה העוקבת . בהיזור החוזר השנתי יהיה פירוט סך כל הכספים שהופקדו לכל עובד בקופה במהלך שנת המס תוך ציון מרכיבי חשבון קופת הגמל

בחודש אוגוסט 2019 פורסם חוזר ממשק מעסיקים גרסה 3, הנכנס לתוקף בתאריך 26 במאי 2019

בחוזר נקבעו בין היתר:

הנחיה למעבר הדרגתי מהפקדת כספים לקופות באמצעות חשבון נאמנות לאמצעי תשלום אחרים אשר תיושם בשני שלבים:

מעסיקים להם מעל 100 עובדים - מפברואר 2020.

לגבי שאר המעסיקים - מפברואר 2021.

נקבע טופס אחיד בו יפורטו אופן חלוקת ההפקדות בין הקופות.

כמו כן נקבע כי סעיף "כללים לעניין טיפול בליקויים שנמצאו בדיווח" בממשק מעסיקים דיווח אחיד גירסה 3 ייכנס לתוקף  באופן מידי. הסעיף קובע כי אחריות המעסיק תהיה כאשר קוד השגיאה שבגיליון הוא חלק מ"קודי שגיאה באחריות מעסיק", הטיפול בשאר הליקויים באחריות הגוף המוסדי.

חברת "תפעול גמל" מסייעת למעסיקים לעמוד בתקנות הממשק האחיד?

משרד האוצר מאפשר למעסיקים למנות גורם תפעולי, גורם המתמחה בתפעול פנסיוני אשר ירכז עבורכם המעסיקים את כל הסוגיות התפעוליות הקשורות בחיסכון הפנסיוני של עובדיכם כולל כמובן הדיווח בממשק מעסיקים דיווח אחיד.

במסגרת שירותי התפעול הפנסיוני, חברת "תפעול גמל" המתמחה בתפעול פנסיוני למעסיקים מבצעת עבור המעסיקים את כל התהליך הנדרש בהתאם תקנות הממשק האחיד. אנו מעבירים לגופים המוסדיים את הממשק במבנה החדש לאחר שאנו בודקים את הקובץ לפני השידור, ומתקנים את הדורש תיקון, דואגים לפיצול התשלומים בצורה מבוקרת בין כל מספרי הקופות המדויקות שמחזיק כל אחד מעובדיכם. במקרים בהם תוכנת השכר אינם מייצרת את קבצי הממשק, אנו בתפעול גמל נדע לייצר אותם עבורכם.

אנו מבצעים קליטה וטיפול יסודי בהיזון החוזר החודשי שמעבירים הגופים המוסדיים, בתקשורת ישירה שלנו מולם עד לסגירת מעגל מול הגופים המוסדיים ובכך מאפשרים לכם המעסיקים לעמוד במחויבות החוקית המלאה שמטילות עליכם התקנות שאינה מסתכמת רק בקליטה טכנית של ההיזונים ללא היכולת לטפל בכשלים שעולים מהם. חשוב לנו לציין כי היזון חוזר יישלח ע"י הגופים המוסדיים רק לגוף שהעביר את הממשק, כך שאם הועבר ממשק מעסיקים שלא באמצעותנו הרי שלא נדע לטפל בהם.