בהתאם לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופות גמל) , החל מינואר 2019 גם מעסיקים מעל 9 עובדים, מחויבים לדווח על הפקדות לחיסכון פנסיוני באמצעים דיגיטליים בלבד ובקובץ דיווח אחיד (ממשק מעסיקים), שנקבע על ידי משרד האוצר.
בנוסף ,על המעסיק חלה גם החובה החדשה לעקוב אחר הביצוע ולוודא קליטה תקינה של הכספים בחשבונות העובדים בהתאם לרכיבי ההפרשה שדווחו על ידו ולטפל בהיזונים החוזרים השגויים שנשלחים אל המעסיק מידי חודש על ידי הגופים המוסדיים.
החוק גם קובע כי כספי הפנסיה צריכים להיות מנוהלים על ידי גורם מתפעל המתמחה ומספק שירותי תפעול פנסיה והחל מינואר 2019 יבחר כל מעסיק גורם מתפעל פנסיוני.
הגורם המקצועי המשמש כגורם מתפעל חייב להתנהל בהתאם למה שהוגדר בטיוטת חוזר משרד האוצר ובתוך כך לאפשר למעסיקים קבלת שירותי תפעול פנסיוניים הניתנים על ידי צוות מקצועי בעל התמחות וניסיון רב שנים בעולם הפנסיה.
לגורם מתפעל ישנם מספר תפקידים מרכזיים חשובים:
- גורם מתפעל מבצע את ההפקדות הפנסיוניות ואחראי למעקב אחרי הכספים. הגורם המתפעל אחראי לכך שכל תהליך הזרמת המידע על ההפרשות לקופות הפנסיה והגמל מבוצע בצורה תקינה ובהתאם לתקנות. בכך הוא מוודא שהכספים שהופרשו אכן נקלטו כראוי בחשבון העובד. במידה והסכומים אינם מועברים בפועל ישלח הגורם המתפעל הודעות על כך למעסיק.
- גורם מתפעל הוא גורם מקצועי ניטרלי שאינו מעורב בייעוץ או שיווק בתחום הפנסיוני.
גורם מתפעל פנסיוני מסייע למעסיק לעמוד בדרישות הרגולציה , להבטיח שכספי ההפרשות הפנסיוניות משוייכיםלעובדים, ובהיותו גוף ניטרלי גם מונע מצבי קונפליקט אפשריים בין מעסיקים ועובדים.
בין המשימות שמבצע גורם מתפעל:
- סליקה ישירה - משלוח קובצי הסליקה ליצרנים, קליטת ההיזון החוזר במערכת והצפת הליקויים.
- בקרות טרום שידור הדווח לקופות
- בקרה פנסיונית – גורם מתפעל יבצע בקרה על ליקויים בהעברת התשלומים
- טיפול בהיזונים חוזרים – גורם מתפעל יטפל במשוב ההיזונים החוזרים המתקבל מהיצרנים הפנסיוניים.
- ניהול יתרות פיצויים – גורם מתפעל ישלח למעסיק דוחות שוטפים על יתרות פיצויים ויגיש טפסי 161.
- גורם מתפעל פנסיוני נבחר על ידי המעסיק. המעסיק הוא זה שנותן הרשאה לגורם המתפעל וההתקשרות בין הגורם המתפעל למעסיק מבוססת על הסכם כתוב המגדיר את השירותים שיינתנו על ידי הגורם המתפעל למעסיק.
חברת תפעול גמל בע"מ המתמחה בתחום התפעול הפנסיוני משנת 2007 משמשת כגורם מתפעל למעסיקים רבים ונותנת שירות מקיף לרבות בקרות טרום דווח, סליקה כספית, דווח באמצעות ממשק מעסיקים אחיד וטיפול בשגויים עד לקליטה מלאה. יתרונה של החברה הינו בכך שהינה עוסקת למעלה בעשר שנים בתוכנה ותפעול של גופים מוסדיים המובילים במשק.
